Winmax 2000 - Gestão Comercial F&B Control

Descrição

O Winmax 2000 – Gestão Comercial F&B Control é uma aplicação modular e completamente integrada de gestão comercial para estabelecimentos vocacionados sobretudo para a área de comidas e bebidas, no entanto, abrange também outras áreas.
Com um interface bastante simples e de muito fácil utilização, o Winmax 2000 – Gestão Comercial F&B Control é a ferramenta ideal para gerir o back-office de qualquer estabelecimento hoteleiro, seja ele composto apenas por um restaurante ou vários, ou até por um conjunto diversificado de estabelecimentos (ex: restaurante, bar, supermercado, loja de artesanato, etc.).

Características gerais

Adaptabilidade

• Multi-empresa (até 9999 empresas).
• Multi-armazém (até 999 armazéns por empresa).
• Multi-utilizador (definição dos acessos de cada utilizador às opções, conforme o grau hierárquico).
• Multi-moeda.
• Multi-imposto (para além de 10 taxas de IVA, podem ainda ser criados outras taxas e impostos associados aos artigos, incluindo a Ecotaxa).

Interface de utilização

• Extrema facilidade de utilização Interface visual do tipo Microsoft Office 2000 - 2003.
• Ajuda on-line por index e interactiva por campo ( “what's this” ) – apenas através de uma tecla.
• Ajuda alfabética sobre qualquer código de ficheiro necessário.
• Todas as opções/funções funcionam com o rato e com o teclado.
• Dados de clientes podem automaticamente ser actualizados com a pasta “Contactos” do Microsoft Outlook.

Listagens e relatórios

• Todas as listagens são produzidas com a ferramenta mais poderosa do mercado, o Crystal Reports , o que permite a sua fácil alteração/adaptação.
• Processadas com bases em queries , o que permite seleccionar grupos, períodos, etc.
• Visualização no écran ou impressora.
• Possibilidade de enviar por e-mail.
• Exportação para diversos tipos de ficheiros ( Word , Excel , CSV , outros).

Artigos

• O código do artigo pode ser alfanumérico e ter até 21 dígitos.
• Cada artigo pode ser movimentado tanto com o seu código interno, código de barras ou código/referência do(s) fornecedor(es).
• Possibilidade de trabalhar com artigos que não modifiquem stocks (para utilização como serviços).
• Aviso automático de ruptura do stock mínimo.
• Definição de tabelas de preços por artigo, por moeda. Em cada moeda poderão ser definidos 5 preços com IVA incluído e 5 com IVA excluído.
• Cálculo de preços de venda de acordo com o tipo de lucro utilizado (forte ou fraco).
• Actualização automática de fornecedores por artigo e respectivos preços.
• Listagem de variação de preço de custo de um artigo ao longo de um determinado período.
• Preços dos artigos podem ter até 3 casas decimais.

Descontos/Promoções

• Definição de descontos máximos por artigo/família.
• Definição de descontos por tipo de cliente de acordo com a família, tendo em conta um rappel por quantidade vendida ou pelo valor da venda.
• Definição de descontos de saldos/promoções a aplicar automaticamente numa determinada época.

Módulos

Módulos que fazem parte da aplicação base

Base

Módulo onde são efectuadas as configurações e definição de ficheiros da aplicação, bem como onde podem ser obtidos as várias listagens e relatórios.

• Configuração de todos os ficheiros base da aplicação.
• Configurações gerais e por terminal.
• Definição de acessos por utilizador/opção/módulo.
• Criação de quaisquer tipos de documentos, sua influência nos stocks, listagens, contas-correntes e outros parâmetros
• Elaboração de listagens, mapas e relatórios.

Stocks

• Definição de stocks mínimos, máximos, reais, encomendados por clientes e a fornecedores, por armazém.
• Controlo de stocks geral e por armazém, permitindo a sua rápida consulta e em qualquer unidade em que o artigo possa ser movimentado.
• Emissão de documentos de transferências de stocks entre armazéns (guias, requisições, etc.)
• Opção rápida de transferência de stocks entre armazéns, sem necessidade de emissão de documentos Listagens e relatórios de transferências de stocks efectuadas (por documentos, por movimentos, por totais, etc.).

Documentos de clientes

Módulo que permite a emissão de documentos a clientes.

• Emissão rápida e simples de qualquer tipo de documento.
• Na elaboração de documentos é possível com um só clique consultar os dados financeiros do cliente.
• A emissão de documentos pode ser feita com base em documentos anteriormente emitidos, por exemplo, é possível criar uma factura copiando as linhas ou a totalidade de uma qualquer guia de transporte, encomenda, guia de remessa, etc. anteriormente emitidas.
• A emissão de notas de crédito automaticamente abatem nas facturas em dívida.
• As notas de crédito podem facilmente ser abatidas em facturas emitidas posteriormente.
• O impresso a utilizar nos documentos pode ser configurável por tipo de documento, sendo o seu aspecto completamente livre de ser construído com o Crystal Reports.
• Por configuração é possível definir se os recibos são impressos conjuntamente com as facturas e depois objecto de “pagamento posterior” ou se apenas são emitidos a quando do seu “pagamento”.
• Por configuração é possível definir que a aplicação pode automaticamente informar quando existem encomendas pendentes do cliente.
• Possibilidade de em qualquer momento consultar encomendas pendentes por cliente ou por artigo.
• Elaboração de mapas de comissões de vendedores, o que pode ser feito com base nos documentos emitidos ou então com base nos documentos que já foram efectivamente pagos.
• Possibilidade de importar/exportar documentos em XML e assim proceder ao envio/lançamento dos mesmos de um modo automático, interligando assim com outras aplicações.
• Possibilidade de lançar os portes do documento num espaço reservado para o efeito afectando os preços médios de venda com base nestes.
• Possibilidade de enviar os documentos emitidos por e-mail.
• Existência de um grande número de listagens de análise:
• Documentos emitidos, documentos em dívida, antiguidade de saldos, vendas por zonas, vendas por tipos de expedição, etc.
• Artigos vendidos (por movimentos, por totais, por top de lucro, etc.)
• Top de vendas por cliente, família de artigos, etc.
• Entre muitos outros, permitindo controlar os seus clientes ao mais iínfimo pormenor.

Documentos de fornecedores

Módulo que permite a emissão de documentos de fornecedores.

• Emissão rápida e simples de qualquer tipo de documento.
• Na elaboração de documentos é possível com um só clique consultar os dados financeiros do fornecedor.
• A emissão de documentos pode ser feita com base em documentos anteriormente emitidos, por exemplo, é possível criar uma factura com base em guias de transporte anteriormente emitidas.
• Na emissão de notas de crédito automaticamente são abatidas as facturas em dívida.
• Por configuração é possível definir que a aplicação pode automaticamente informar quando existem encomendas pendentes do fornecedor.
• Possibilidade de em qualquer momento consultar encomendas pendentes por fornecedor ou por artigo.
• Possibilidade de lançar os portes do documento e afectar os preços de custo com base nestes.
• Por configuração é possível que a novos preços de custo de um artigo, novos preços de venda devem ser calculados com base nas margens de lucro definidas na ficha do artigo.
• Possibilidade de enviar os documentos emitidos por e-mail
• Existência de um grande número de listagens de análise:
• Documentos emitidos, documentos em dívida, antiguidade de saldos, etc.
• Artigos comprados (por movimentos, por totais, etc.)
• Top de compras por família de artigos, por artigo, etc.
• Entre muitos outros, permitindo controlar fornecedores ao mais ínfimo pormenor.

Contas-correntes de clientes e fornecedores

Este módulo permite a fácil consulta das contas-correntes dos clientes e dos fornecedores.

• Consulta de extractos individuais no écran ou na impressora.
• Listagens de movimentos ou acumulados por cliente/fornecedor.
• Listagens de documentos em dívida e de antiguidade de saldos.
• Através de um ícone gráfico em várias cores, em qualquer momento é possível identificar rapidamente o nível de crédito de um cliente/fornecedor relativamente ao seu limite.

Encomendas de clientes

Com este módulo é possível efectuar-se a gestão das encomendas efectuadas por clientes.

• Registo de encomendas de clientes com a respectiva data de previsão de entrega.
• Permite saber em qualquer momento qual a quantidade entregue relativamente à quantidade encomendada.
• Permite cancelar/saldar encomendas.
• Com base nas encomendas dos clientes é possível ter uma previsão de como irá ficar o stock (stock actual = stock + encomendas de fornecedores – encomendas de clientes).

Encomendas de fornecedores

Com este módulo é possível efectuar-se a gestão das encomendas efectuadas a fornecedores.

• Registo de encomendas de fornecedores com a respectiva data de previsão de entrega.
• A aplicação pode automaticamente elaborar as encomendas aos fornecedores com base nos critérios (fornecedor com preço mais barato, fornecedor preferêncial, artigos que estejam abaixo do stock mínimo, entre outros).
• Permite saber em qualquer momento qual a quantidade entregue relativamente à quantidade encomendada Permite cancelar/saldar encomendas.
• Com base nas encomendas dos fornecedores é possível ter uma previsão de como irá ficar o stock (stock actual = stock + encomendas de fornecedores – encomendas de clientes).

Avenças

Com este módulo é possível criar contratos/avenças a cobrar periodicamente a clientes, sendo assim responsabilidade da aplicação a emissão automática dos respectivos documentos. Permite:

• Definição da periodicidade de cada avença (diária, semanal, mensal, trimestral, semestral, anual ou outra).
• Aviso automático da existência de avenças por processar.
• A emissão de uma determinada prestação de uma avença pode ser sempre adiada ou cancelada pelo utilizador.
• Emissão automática dos documentos das avenças, através de documentos “base” definidos aquando da criação da avença.

Inventários

Com este módulo é possível efectuar uma correcta contagem do stock físico e assim proceder-se a uma correcta avaliação dos stocks.

• Os inventários podem ser efectuados em qualquer dia, a qualquer hora.
• Os inventários podem ser criados por armazém.
• Num mesmo inventário, um mesmo artigo pode ser contabilizado em diferentes unidades, por exemplo, o Whisky KC pode inventariado em 2 caixas e 3 garrafas, não obrigando assim à conversão manual numa mesma unidade.
• A definição de tabelas de conversão de milímetros para outras unidades, nomeadamente “doses”, permite uma fácil e rápida inventariação de artigos do tipo “bebidas”, especialmente de garrafas já abertas.
• Por configuração é possível definir se os inventários garantem a consistência de stocks (por exemplo, após ter sido feito um inventário de um artigo, não pode ser lançada nenhuma factura de um fornecedor com uma compra desse artigo com uma data anterior à do inventário).
• A contagem dos stocks tanto pode ser feita manualmente, como com terminais portáteis (PDT – Portable Data Terminals) , os quais permitem a leitura de códigos de barras e descarregam automaticamente na aplicação, facilitando assim a contagem em armazéns grandes ou fisicamente afastados, evitando erros de escrita manual, por exemplo.

Módulos adicionais (opcionais)

Controlo de produção/Artigos compostos

Com este módulo é possível definir artigos que são compostos/fabricados a partir de outros artigos e assim efectuar uma gestão eficaz de stocks, bem como dos custos de produção.

• Definição de artigos que podem ser compostos por outros artigos.
• Composição dos artigos pode ser efectuada em qualquer unidade existente (ex: litro, garrafa 0,70 ou dose de 0,04 L).
• Movimentação de stock de artigos compostos pode ser on-line (artigos que compõem apenas são abatidos de stock aquando da venda do artigo) ou por fabricação (artigos que compõem são abatidos ao stock aquando da fabricação do artigo composto).
• Variadas listagens de compras, vendas e inventários por artigos de movimentação através dos seus compostos.
• Possibilidade de durante a emissão de encomendas ou documentos a clientes modificar a composição de um artigo composto, seja na sua definição ou quantidades.
• Possibilidade de orçamentar um lista de artigos (compostos e simples), fornecendo a aplicação as quantidades necessárias para a produção dos artigos, bem como as quantidades em stock e quantidades a adquirir.

Auto-venda/Pré-venda

Módulo que permite o interface com terminais portáteis de auto-venda (emissão de documentos, nomeadamente facturas, vendas-a-dinheiro, recibos, etc.) e pré-venda (encomendas).

• Exportação de artigos, clientes, tipos de documento e vendedores para os terminais.
• Importação de documentos de auto-venda (facturas, vendas a dinheiro, etc.) e pré-venda (encomendas, etc.) do terminal e sua total integração na aplicação.
• Ligação a impressoras de talão (incluindo impressoras portáteis), com capacidade de impressão imediata dos documentos.
• Ligação aos terminais Workabout da PSION*, os quais são fornecidos com software específico compatível com o WinMax 2000 - Gestão Comercial.
• Ligação a PDA's CASIO Cassiopeia ou compatíveis. Solução integral hardware e software fornecida.

As características aqui descritas dizem respeito a este interface e não à aplicação dos terminais portáteis, pois as características destas variam de aplicação para aplicação.

COS – Leitura centralizada de vendas

A partir de qualquer local do mundo, em qualquer dia, a qualquer hora, “espreite” os seus estabelecimentos e consulte on-line as respectivas vendas.

• Portal de Internet que permite a consulta on-line das vendas de vários estabelecimentos onde se pode consultar:
• Vendas efectuadas no dia até esse momento;
• Fotos (snapshots).
• Utilização de qualquer tipo de ligação à Internet (modem, RDIS, etc.)
• Configuração dos timings de actualização dos valores e fotos ( on-line , em intervalos de n minutos, por dia da semana, etc.)

Loja virtual

Módulo que permite o interface com lojas virtuais.

• Exportação de dados de artigos (descrição, preços, imagens, etc.) e de clientes para loja virtual própria ou alojada em centro comercial virtual.
• Integração directa das encomendas efectuadas na loja online na aplicação.
• Integração super fácil com loja virtual INOXNET.
• Notificação da chegada de novas encomenda.

Transferência/centralização de dados

Módulo que permite a centralização de dados de vários estabelecimentos separados geograficamente.

• Estrutura do tipo sede/filiais.
• As filiais podem ser lojas/escritórios da própria empresa ou de outras empresas. Deste modo é possível gerir cadeias de lojas da mesma empresa, cadeias de lojas de empresas diferentes ou cadeias de lojas mistas (com lojas próprias e de empresas diferentes). Estes dois últimos métodos são bastante utilizados nos franchisings.
• Possibilidade de associar vários armazéns a uma mesma filial
• Nas filiais podem ser efectuadas as mesmas operações que na sede (compras, vendas, criações de registos, etc.)
• Possibilidade de se definir por scripts quais os dados que deverão ser actualizados em cada filial.
• Possibilidade de indicar quais os dias da semana, semanas e períodos em que deverão ser efectuadas as transferências.
• Possibilidade de se efectuarem várias transferências por dia.
• O suporte das transferências pode ser: disco, e-mail , ftp ou modem.
• Relatório/Log exaustivo de todas as operações efectuadas.
• Em modo automático não necessita de qualquer intervenção dos utilizadores para realizar as transferências.

Interface com Restus 2000 Touchscreen

Módulo que permite o interface com a aplicação de ponto de venda (POS) para a área de comidas e bebidas.

• Exporta todos os dados de artigos (preços, famílias, etc.) para o Restus 2000 Touchscreen evitando assim que estes tenham que ser criados/actualizados nas duas aplicações.
• Importa todos os dados das vendas do Restus 2000 Touchscreen permitindo assim efectuar uma gestão de stocks 100% eficaz.
• Guarda relatórios (logs) de todas as operações de importação/exportação de dados efectuadas.
• Pode funcionar em modo automático, não requerendo por isso intervenção dos utilizadores para realizar as operações de importação/exportação de dados.

Outras características

Unidades de stock

• Configuração de unidades por hierarquia, por exemplo, pode-se ter a unidade “Litro” e unidades que descendam dessa unidade com as designações de “Garrafa 0,7 L” e “Caixa de 6 garrafas de 0,7 L”.
• Movimentação (compras, vendas, encomendas e inventariação) dos artigos pode ser feita em qualquer unidade.
• Definição de unidades por omissão a utilizar nas compras, vendas e na consulta de stocks.

Números de série

• Criação e impressão de etiquetas com números de série para os artigos.
• Utilização dos números de série criados internamente pela aplicação ou números de série provenientes dos fornecedores/fabricantes.
• Busca rápida da utilização de números de série (em que documentos foram movimentados).
• Mesmo nos artigos compostos é possível identificar os números de série dos artigos que os compõem.

Impressão de etiquetas

• Impressão de etiquetas para artigos ou prateleiras.
• Impressão de etiquetas com e sem códigos de barras (formatos EAN ou CODE39).
• Configuração do modelo das etiquetas.
• Compatível com qualquer impressora que possua um driver Windows.
• Compatível com qualquer tipo de papel (rolo ou folha).
• Impressão manual ou automática com base em documentos de encomenda ou de compra.

Tele-facturação

• Permite com um PDT (Portable Data Terminal) proceder à elaboração de documentos remotamente, lançando-se depois os dados num qualquer tipo de documento da aplicação.
• Permite a introdução manual de códigos de artigos ou respectiva leitura a partir de códigos de barras.
• A criação de documentos tanto pode ser feita via rádio, como num berço IrDA.

Emissão de cartas/ mailing

• A clientes e fornecedores com base em modelos de Microsoft Word.
• Os modelos pré-definidos na aplicação permitem o envio de cheques a fornecedores, pedido de pagamento de facturas em dívida por clientes, mailings, entre outros.

Específicas para a área de Food & Beverage

• Definição de artigos que podem ser compostos por outros artigos (fichas técnicas).
• Configuração de unidades por hierarquia, por exemplo, pode-se ter a unidade “Litro” e unidades que descendam dessa unidade com as designações de “Garrafa 0,7 L” e “Caixa de 6 garrafas de 0,7 L”.
• Movimentação (compras, vendas, encomendas e inventariação) dos artigos pode ser feita em qualquer unidade.
• Definição de unidades de omissão a utilizar nas compras, vendas e na consulta de stocks.
• Num mesmo inventário, um mesmo artigo pode ser contabilizado em diferentes unidades, por exemplo, o Whisky KC pode inventariado em 2 caixas e 3 garrafas, não obrigando assim à redução manual numa mesma unidade.
• A definição de tabelas de conversão de milímetros para outras unidades, nomeadamente “doses”, permite uma fácil e rápida inventariação de artigos do tipo “bebidas”, especialmente de garrafas já abertas.
• Possibilidade de orçamentar uma lista de artigos (compostos e simples), por exemplo, uma lista de artigos a fornecer para um catering , indicando a aplicação as quantidades necessárias para a produção dos artigos, bem como as quantidades em stock e quantidades a adquirir e a respectiva valorização.

Requisitos do sistema

• Computador compatível (PC) com processador 486/66 Mhz ou superior (recomendado Pentium 166 Mhz).
• Sistema operativo Microsoft Windows 95, 98, ME, 2000, NT, XP ou compatível.
• 16 MB de RAM (32 MB recomendado – dependendo dos requisitos do sistema operativo).
• 50 MB de espaço livre no disco rígido (pode aumentar de acordo com o volume de dados inserido).
• CD-ROM 2X ou superior.
• Porta paralela (LPT) ou USB.
• Placa gráfica com resolução VGA ou superior, com um mínimo de 800x600 pixeis.
• Rato compatível Microsoft.